なぜタスク管理は難しいのか？その原因と対策

作成者 hideki yamashita, 変更日土, 13 9月で 2:37 午後作成者 hideki yamashita

タスク管理、もう悩まない！

タスク管理は、仕事の効率化に不可欠ですが、多くの人の悩みの種です。

タスクの発生頻度が高く、状況把握が難しい点が課題です。

特にチームワークでは、個々のタスクとチーム連携の両立が求められ、マルチタスク対応が必須となります。

適切なツール選びも重要ですが、個人差があり、結局は付箋に頼る人もいます。

タスク管理は単なるリスト作成ではなく、仕事全体を俯瞰し計画的に進める高度なスキルを必要とします。

そのため、やり漏れや共有漏れは避けられません。

やり漏れは、優先度の低いタスクの後回しや、期限忘れなど、自覚的・非自覚的なものがあります。

共有漏れは、チーム作業で特に問題となり、組織全体の信頼を失うリスクがあります。

対応策として、業務ごとにタスク管理方法を変えることが有効です。

例えば、私用と仕事でツールを使い分けるなど、情報の混在を避けることが重要です。

また、顧客情報など共通情報を一元管理することで、業務間の情報継承をスムーズに行い、効率的なタスク管理を実現できます。

タスク管理は悩みの種

タスク管理は、仕事の効率化に不可欠でありながら、多くの人にとって悩みの種となっています。

その理由は、タスクが次々と発生し、その状況を正確に把握することが難しいからです。
タスクの進捗状況を管理し、優先順位をつけ、チームメンバーとの連携を図ることは、容易ではありません。

特にチームで作業する場合、個人のタスクだけでなく、他のメンバーとの連携も考慮する必要があります。

例えば、あるメンバーから依頼されたタスクの進捗状況を確認しながら、別の作業を進めるといった、マルチタスクな対応が求められることがあります。

タスク管理ツールは数多く存在しますが、個人の好みや仕事スタイルによって最適なツールは異なります。

そのため、一つのツールに定着せず、結局は手元の付箋にタスクを書き出すという方も少なくありません。

なぜタスク管理はこれほど難しいのでしょうか？
それは、タスク管理が単なる「やることリスト」の作成にとどまらず、**「仕事全体を俯瞰し、計画的に進める」**という、より高度なスキルを要求されるからです。

しかし、いくら注意深くタスク管理を行っても、**「やり漏れ」や「共有漏れ」**は必ず発生してしまうのが現実です。

**「やり漏れ」**には、自覚的なものと非自覚的なものがあります。
自覚的なやり漏れは、優先度が低いタスクを後回しにしてしまい、そのまま放置してしまうケースが多いです。

一方、非自覚的なやり漏れは、例えばお客様への提出期限を忘れてしまい、催促されるといった、より深刻な問題を引き起こす可能性があります。
お客様からの信頼を失ったり、クレームに繋がったりする恐れがあり、極力避けなければなりません。

**「共有漏れ」**も、特にチームで作業する場合には注意が必要です。
自分が担当する範囲であれば問題ないかもしれませんが、チーム全体で対応すべき事項を共有し忘れると、他のメンバーから指摘されたり、お客様からの対応が遅れてしまったりすることがあります。

組織全体の信頼を失うことに繋がりかねず、企業にとって大きなリスクとなります。